Cómo elaborar un Plan de Contingencia y un Plan Financiero

Cómo elaborar un Plan de contingencia y Financiación

La profunda crisis provocada por el Coronavirus (Covid-19) ha provocado unas enormes tensiones de tesorería en todas las empresas. Estas tensiones económicas provocadas por el cierre forzoso de negocios y establecimientos así como el confinamiento de los consumidores en sus casas poco o nada se ha visto mitigado por las medidas económicas aprobadas por el Gobierno en su BOE 3824

En este sentido, hoy 26 de Marzo ha sido Publicado ya en el BOE las condiciones en las que el Estado Español va a ayudar a las empresas facilitando el acceso a la Financiación. Puede consultar el BOE 4070 en el que se establecen las medidas de financiación definitivas. Pueden consultar más información sobre las condiciones de estos préstamos ICO avalados por el Estado en el artículo: Aprobadas líneas de financiación avaladas por el Estado.

En este caso, las ayudas prometidas también se apoyan en una cobertura de Riesgo. Incorpora garantía del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo a las EEFF por el 50% del riesgo de los clientes. Y con la nueva medida aprobada hoy mismo el estado AVALA el 80% de la operación con lo que parece que se hará más accesible el crédito a empresas y autónomos.

Entre todas las medidas aprobadas vamos a centrarnos en el apartado de Financiación a petición de nuestros socios y colaboradores Asesoría Edac.  Y es que desde el pasado 18 de Marzo se ha publicado en el BOE referenciado que el estado ha creado una línea de avales para las empresas y autónomos para paliar los efectos económicos del COVID-19. Estos avales ayudarán a favorecer la concesión de préstamos que no podrán ser utilizados para refinanciar deuda. Nuestros compañeros del departamento financiero no explican así:

“Se abren las líneas de financiación ante la crisis y se adaptan las medidas a las adoptadas ante la crisis de la Agencia de Viajes Thomas Cook. A esta financiación podrán acogerse autónomos y empresas con domicilio social en España que formalicen operaciones en la Línea ICO Empresas y Emprendedores, cuya actividad esté dentro de un CNAE del sector turístico y actividades conexas según la relación de CNAE que indicamos a continuación: CNAE ICO Covid-19 (Coronavirus).”

En todo caso, para entrar en detalles pueden visitar el siguiente artículo dedicado a estas medidas económicas.

Lo que ocupa el presente es que para solicitar la Financiación prometida las entidades bancarias están pidiendo:

  1. Balances e Impuestos: nada nuevo
  2. Corrientes de pago, certificados de actividad, etc.: nada nuevo
  3. Datos de los emprendedores, rentas, etc. (si os pensabas que no avalaríais estabais equivocados): nada nuevo

Y ahora viene lo nuevo: Nos están solicitando un PLAN DE CONTINGENCIA y un PLAN DE FINANCIACIÓN

¿Qué es un Plan de Contingencia?

Un plan de contingencia es una memoria explicativa donde analizamos los riesgos de nuestra empresa y cómo los vamos a prevenir. Por tanto, estamos hablando de establecer una hoja de ruta para nuestro negocio: Dónde estamos, hacia dónde vamos y cómo lo vamos a conseguir.

En este sentido, y a la pregunta de cómo se hace un plan de contingencia diremos que este plan debe incluir:

  1. Los riesgos de la empresa identificados

Aquí no sólo deberemos definir los riesgos actuales si no explicar qué riesgos teníamos anteriormente, qué riesgos vamos a asumir ahora y cuáles pueden ser los riesgos en el futuro.

  1. Identificar y definir las debilidades de la empresa, cuáles son tus puntos fuertes y cómo puedes poner remedio.

Tal y como hemos comentado, si adjuntamos los Balances de Pérdidas y Ganancias, etc. vamos a enseñar nuestra realidad. Ahí es donde nosotros tenemos que definir cuáles eran los puntos más débiles de nuestra empresa y explicarlos como por ejemplo:

  • La empresa venía trabajando con un margen del x% porque su estrategia era…
  • El riesgo que se estaba asumiendo por esta forma de trabajo era…
  • A nivel financiero la situación era…

Una vez determinado dónde estábamos, pasamos a explicar nuestros puntos fuertes:

  • Esta estrategia nos situaba en el mercado en una posición …
  • Se contaba con un equipo de gestión, comercial, estratégico de …
  • Estábamos llegando a X clientes y teníamos acuerdos comerciales y estratégicos que nos permitían …

Con todo esto, las medidas que se estaban tomando y/o se van a tomar para reducir el impacto de nuestras debilidades son:

  • Hemos reducido personal con productivo con un ERTE
  • Hemos reducido gastos de….
  • Hemos aportado capital privado por valor de…
  1. Debe identificar las necesidades reales basadas en los 2 puntos anteriores.

En este apartado no hablamos sólo de necesidades financieras ya que éstas se identifican en el punto 7. Aquí hablamos de las necesidades más organizativas.

Por tanto, aquí vamos a definir cómo hemos establecido nuestro protocolo de trabajo en adelante. Daremos respuesta las cuestiones que hemos planteado como:

  • Se mantienen como imprescindibles los gastos de: personal básico, instalaciones, etc.
  • Se está procediendo a vender producto on-line, etc.
  1. Quién o quiénes van a llevar a cabo las actuaciones previstas para poder paliar y corregir los fallos y debilidades de nuestro sistema.

Si hemos presentado un ERTE de toda la plantilla tendremos complicado justificar que hay un equipo detrás que puede gestionar la crisis. Por tanto, tendremos que explicar qué actuaciones estamos realizando nosotros como responsables, administradores, etc. para que las medidas de corrección propuestas se cumplan.

  1. Qué medidas estamos llevando a cabo para cumplir nuestros objetivos y garantizar que realmente vamos a reducir el impacto negativo de la situación actual de la empresa.

Llegados a este punto tendremos que marcar unos objetivos concretos. Es decir, cuándo tenemos previsto que la situación inicial que ha causado el impacto negativo quede corregida, en base a qué actuaciones o medidas explicadas en el punto anterior se esperan esos resultados, etc.

  1. Cuándo tiene la empresa previsto volver a iniciar sus actividades y cuál es su planteamiento a la hora de reiniciar la actividad.

Está claro que todos queremos retomar la actividad cuanto antes. Pero aquí tendremos que explicar:

  • ¿continuaremos igual?
  • ¿haremos cambios estratégicos con la plantilla, producto o servicio?
  1. Con qué ahorros cuenta la empresa o cómo podrá garantizar la continuidad del negocio.

Si estamos pidiendo financiación está claro que ahorros poco tendremos. Aún así, podría darse el caso que con los ahorros de que dispone la empresa pudiera mantenerse durante el periodo de cierre temporal pero que no tuviera fondos suficientes para reactivar la producción en el momento de abrir.

Por tanto, ¿Qué necesidades económicas podemos tener para reiniciar la actividad?

  1. Se ha realizado algún ajuste anterior que justifique o garantice que nuestro plan tendrá éxito.

Si ya hemos tenido algún momento de crisis como por ejemplo 2007-2008, o anteriores, podemos explicar en qué situación nos quedamos, cómo pudimos salir adelante, cuál fue nuestra experiencia, etc.

Es decir, es importante que podamos dar valor a la trayectoria de nuestra empresa.

Ejemplo de comparativa anual

Realizar un Plan de Contingencia es muy habitual en grandes empresas. Sin embargo, para la pequeña empresa no ha sido nunca una prioridad. Nuestra recomendación a la hora de presentar este Plan de contingencia al banco es poder realizarlo de una forma sencilla y sin alargarse demasiado en explicaciones. Cuanto más concrete los motivos que provocan este plan de contingencia y las soluciones que propone para salir del paso mejor.

¿Qué contiene un Plan de Financiación?

En un plan de financiación se define cómo se van a conseguir fondos o dinero para nuestra empresa. En este artículo nos vamos a centrar en qué conceptos debe incluir nuestro plan de financiación basándonos en la realidad actual de España y el cierre temporal de empresas y negocios.

Así, en un plan de financiación que se realiza ante un Estado de Alarma como el actual se define identificando cuánto dinero se va a necesitar y para qué, es decir, cuál va a ser el destino, hay que definir también cómo se va a conseguir y justificar qué medidas se tomarán para garantizar la devolución.

Con todo lo anterior, a la hora de pensar cómo se hace un Plan de Financiación o qué incluye un Plan de Financiación debemos pensar en los siguientes aspectos:

  1. Balances de Pérdidas y Ganancias:

Es evidente que para saber hacia dónde nos dirigimos necesitamos saber en qué punto se encuentra nuestra empresa. Por tanto, y ante la situación que nos ocupa, que es la de pedir financiación con CERO INGRESOS necesitaremos determinar cuáles son nuestros gastos fijos y por tanto cuál va a ser nuestra necesidad de tesorería, que trasladamos al siguiente punto.

Ejemplo de cómo mostrar márgenes

  1. CashFlow:

Una vez demostramos que nuestra empresa estaba generando beneficios y que por tanto venía realizando una actividad con cierta normalidad, debemos demostrar que la previsión de cobros y pagos que habíamos realizado era correcta.

Por tanto, llegados a este punto prepararemos una línea temporal con las previsiones de Ingresos y gastos que tenemos y que por tanto ya se han generado a la que seguirá qué pagos van a llegar no previstos debido al Estado de Alarma o Crisis del Coronavirus y que motivan la necesidad de financiación puntual.

  1. Previsión a Futuro:

Es evidente que cuando se levante el Estado de Alarma no volveremos a tener los mismos ingresos o ventas que teníamos previamente.

En definitiva, tenemos que calcular qué necesidades tendremos a futuro para la compra de stock y materiales, para hacer frente al mes o meses que previsiblemente tengamos pérdidas etc.

Ejemplo de qué resultados esperamos o cuál será nuestra evolución

  1. Solvencia:

Acreditar Solvencia será fundamental en este proceso de financiación. Por tanto, nuestro histórico será importante, tanto o más como asegurar la operación con una planificación comercial:

  • ¿Podemos justificar acuerdos comerciales que reporten beneficios futuros?
  • ¿Puede nuestra actividad salir beneficiada cuando se acabe la crisis del coronavirus?
  • ¿Se dispone de recursos propios por si falla todo nuestro plan?
  1. Punto de equilibrio:

Tendremos que acreditar en qué momento hemos llegado a nuestro punto de equilibrio. Es decir, a partir de qué mes esperamos poder devolver la financiación solicitada y empezar a generar de nuevo tesorería.

 

Por internet podrá encontrar multitud de ejemplos sobre cómo preparar este Informe Financiero o Plan de Financiación. Si no tiene claro cómo preparar su Plan de Financiación de Plan de contingencia no dude en consultarnos, estaremos encantados de atenderles. Disponemos de sistemas automatizados para la realización de estos informes económicos y financieros por lo que podemos realizarlos rápido y a un coste acorde a las actuales circunstancias.

Consulte cómo podemos ayudarle a preparar esta documentación.

 

Daniel Moreno Haro

Director La Central del Negocio

Telf. 930153772

info@lacentraldelnegocio.com

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