Obligaciones formales de las empresas

Desde La Central del Negocio afrontamos 2022 con ilusión y energía positiva. Sabemos que este año será un momento de redimensionar nuestras empresas, de buscar nuevos servicios y productos, mejorar la eficiencia de nuestros procesos internos y sin duda de la contención de gastos superfluos.

Los años 2020 y 2021 han sido años muy duros, y por si fuera poco han venido repletos de cambios que afectan a todos los sectores económicos. Hemos vivido un periodo con multitud de modificaciones normativas, exigencias fiscales, legales y normativas de gran calado.

Por eso mismo, para todas las empresas, autónom@s y emprendedor@s español@s , hemos pensado en hacer un resumen de las obligaciones básicas que debe cumplir toda empresa. El presente artículo está pensado con carácter genérico por lo que seguramente dejaremos muchas cosas en el tintero. Sin embargo, vamos a tratar los temas más sensibles y qué más conflictividad están teniendo entre nuestros clientes.

Las principales obligaciones de todas las empresas son:

1. Obligaciones Fiscales
2. Obligaciones Laborales
3. Obligaciones Jurídicas y Mercantiles
4. Obligaciones Adicionales concretas

1. Obligaciones Fiscales

En este apartado vamos a obviar la explicación de las diferentes formas jurídicas así como de las obligaciones concretas de cada sector. Nos vamos a centrar en qué obligaciones generales existen así como el procedimiento que está utilizando Hacienda a la hora de “controlar” a los contribuyentes:

a) Alta de actividades:

Al epígrafe en el que nos daremos de alta marcará las obligaciones futuras ya sean por IVA, IPRF u otros.

El modelo 036 tiene una importancia vital para evitar asumir responsabilidades a la hora de iniciar un negocio cuando quizá no sea necesario hacerlo.

b) Impuestos generales:

IVA, IRPF, Renta e Impuesto Sociedades

c) Impuestos particulares:

Presentaciones Intracomunitarias, Presentaciones mensuales, etc.

d) Obligación Documental

Aconsejamos que toda la documentación esté siempre escaneada. Concretamente nos referimos a facturas, gastos y cualquier justificante de nuestras actividades. Debemos recordar que la obligación de comunicación por vía electrónica es un hecho desde hace ya mucho tiempo por lo que no tener la documentación preparada puede suponer un problema ante una inspección.

Consultoras como Asesoría Edac disponen de sistemas de escaneo y contabilización automática de facturas que favorece el cumplimiento de las obligaciones de archivo documental, etc que cada vez más exige hacienda. Contar con una asesoría de confianza será fundamental y nos dará la tranquilidad que necesitamos para poder centrarnos en nuestros negocios.

Recordamos en este apartado la prohibición de pagos en efectivo y hacemos especial hincapié a la obligación de declarar movimientos que puedan venir por Bizum, etc.

e) Inspecciones

• Incentivos a la recaudación:

En anteriores artículos ya hemos ido comentando que Hacienda está reforzando sus campañas de inspecciones. Concretamente este año 2022 se está ultimando un BONUS para inspectores de hacienda por importe de 100 Millones si consiguen recaudar 13.500 millones. La cifra no es poca cosa y el bonus se adapta a su Plan Estratégico, en el que destacan las nuevas obligaciones informativas que le van a suministrar información introducidas por la Ley 11/2021 de 9 de julio de Lucha contra el Fraude y la Directiva (UE) 2021/514 del Consejo de 22 de marzo de 2021, pendiente de desarrollo reglamentario. Puede ver más información en el artículo publicado por VozPopuli.

• Nuevas revisiones: Criptomonedas, ventas por wallapop, milanuncio, Amazon o vinted:

Desde Asesoría Edac hacían mención en su artículo sobre cómo declarar las criptomonedas y que Hacienda quería poner el foco de su recaudación en estos “activos”. Junto con las posibles ganancias obtenidas por las Criptomonedas, encontramos nuevas “ganancias” que puedan producirse a través de ventas realizadas por plataformas como Wallapop, Milanuncios, Amazon, etc.

Por tanto, las inspecciones irán mucho más allá tanto para empresas como autónomos si bien, recordamos que estas operaciones de bienes de segunda mano se declaran o tributan siempre que exista beneficio ( el valor de venta es superior al valor de compra menos amortizaciones). Ese beneficio se declarará como Ganancia Patrimonial siendo del 19% para las cantidades inferiores a 6.000€, de 21% de los 6.001€ a los 50.000€ y del 23% en adelante.

Y aunque nuestro artículo va destinado a empresarios y profesionales, para aquellos particulares que pudieran ser vendedores y siempre que el vendedor llegase a tener una actividad de compraventa habitual con la que pudiera tener unos ingresos superiores al Salario Mínimo Interprofesional (14.000€ actualmente) tendría que darse de alta en como Autónomo y presentar IVA e IRPF.

¿Y el comprador? Pues el comprador debe saber que está obligado a pagar el I.T.P. (Impuesto Transmisiones Patrimoniales). Y es que el ITP es obligatorio en toda transacción de Compra Venta que no esté sujeta a IVA. Este impuesto en concreto supondrá un filón de recaudación para la Administración.

• Obligación de identificación de clientes y proveedores:

Las ventas en efectivo deben dejarse únicamente para comercios. Cualquier venta o transacción por internet deberá ir con identificación de la persona o personas a las que se ha realizado pago y de las que se ha recibido. No disponer de esta documentación podría conllevar problemas en inspecciones futuras.

2. Obligaciones Laborales

En este apartado evitaremos comentar cosas obvias como decir que todos los trabajadores deben estar dados de alta, con un contrato en regla, que todas las nóminas deben ser entregadas o estar a disposición de los trabajadores, etc. y nos centraremos en aquellas que aunque todos las conocemos no le damos la importancia que merecen.

a) Convenio y categoría:

En las últimas inspecciones en materia laboral observamos que uno de los puntos de conflicto suele ser la correcta aplicación del convenio así como la categoría de los trabajadores.

La correcta aplicación de los plus convenio y condiciones particulares de cada puesto de trabajo están en el ojo de todas las inspecciones de trabajo y seguridad social. Aplicar incorrectamente estos parámetros en las nóminas podría conllevar la exigencia por parte de Inspección de Trabajo de pagar las cotizaciones complementarias por la parte no declarada del último año.

b) Control Horario:

Otros de los puntos de conflicto es el control horario de los empleados. Disponer de todos los cuadres horarios, que estén informados con anterioridad a nuestros trabajadores, firmados por éstos, etc.

Las noticias no paran de ser contradictorias. La última noticia es la de que los sistemas de fichaje manuales no serán válidos y deberá utilizarse sistemas de control de horario automáticos.

Una hoja de papel donde el empleado firma cuando inicia el servicio no sirve como sistema de registro de jornada de la empresa, según establece la Audiencia Nacional, en sentencia de 15 de febrero de 2022.

La norma obliga, además, a la empresa a conservar los registros durante cuatro años y permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Concretamente el Real Decreto-Ley 8/23019, en su  artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET) un nuevo apartado 9 que dispone que la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria. (Puede ver más información en El Economista)

c) Protocolos de Acoso sexual e Igualdad Salarial

Aunque el protocolo de Acoso laboral y sexual es obligatorio para todas las empresas, es un documento o manual de actuación muy poco extendido entre las empresas españolas. Este documento, que hasta ahora no se solicitaba en Inspecciones de Trabajo, según nuestros especialistas de Asesoría Edac, es ahora cuando se está empezando a solicitar en las inspecciones de trabajo con mucha frecuencia. Por tanto, contar con una Asesoría experta en la realización del Protocolo de Acoso Laboral y Sexual será muy importante para evitarnos sanciones totalmente innecesarias.

Por otra parte, el manual de Igualdad salarial es otro de los documentos que aunque no se está pidiendo a las pymes de momento, según indica el Real Decreto-ley de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato de 7 de marzo de 2019 y que ha entrado en vigor este mes de Marzo, obliga a aquellas empresas con más de 50 trabajadores  a tener un plan de igualdad para su plantilla. Por suerte, de momento, para las empresas y autónomos de menos de 50 trabajadores no será obligatorio disponer de un plan de igualdad excepto que así lo tenga previsto su convenio de aplicación.

TODAS las empresas y autónomos están obligados desde hace 1 año a contar con un registro retributivo de salarios de su personal. Si no sabe cómo gestionar su plan retributivo o los protocolos de acoso e igualdad no dude en consultarnos. Inspección tiene claro que por aquí pueden cogernos a muchos de nosotros por la falta de cumplimiento.

d) Prevención de Riesgos

Toda empresa con trabajadores requiere del cumplimiento en materia de prevención de riesgos. No disponer de un buen control auditado podría conllevar que ante cualquier denuncia, inspección o accidente de trabajo el administrador pudiera llegar a ser responsable de los posibles daños ocurridos.

Además, nuestra empresa de prevención de riesgos nos indicará los carteles obligatorios en locales, luces de emergencia, etc. corregirán acciones de la empresa y trabajadores como posturas, etc.

e) Formación de trabajadores

Recordamos que las bonificaciones de la última prórroga de los ERTE pasaban por la realización de formación por parte de las empresas y que en caso contrario las bonificaciones no serían aplicables.

Según el sector la titulación será muy importante. Debemos recordar que hay sectores especialmente vulnerables a este factor como podrían ser las Residencias Geriátricas, Guarderías o casales, centros médicos, etc. donde es imprescindible requerir a todos los trabajadores la titulación por no hablar de antecedentes penales o de acoso sexual, etc. en muchos de estos casos.

3. Obligaciones Jurídicas y Mercantiles

En este artículo nos centraremos también en las obligaciones más comunes a todas las empresas sin entrar en las particularidades que puedan afectar a cada sector.

a) Registro Mercantil

Escrituras registradas

Aunque parezca una obviedad, es muy habitual que acudan a nuestras oficinas clientes con escrituras sin registrar, poderes sin inscribir, etc ya sea por voluntad propia o por falta de cumplimiento y registro por ejemplo de cuentas anuales.

Y es que debemos recordar que el registro de Cuentas Anuales y Libros Contables es obligatorio, no opcional: la no presentación podría llevar al incumplimiento de los administradores y por tanto a entrar en responsabilidad.

b) Registros Jurídicos

Todos los préstamos entre particulares, con empresas, etc deben ser registrados para garantizar que la Administración no interpreta los movimientos bancarios como donación, etc.

c) Cumplimiento Ley Orgánica de Protección de Datos y LSSI

La regulación en materia de LOPD se ha modificado ya varias veces. Entre las obligaciones existe la de secreto profesional, no ceder datos de clientes o proveedores, datos sensibles de trabajadores, etc.

Disponer de un manual de protección y cesión de datos para saber quiénes son los responsables, etc. de los datos de la empresa garantizará que ante la fuga de información podamos estar protegidos como dueños de nuestros negocios.

d) Responsabilidad Empresarial

Hasta hace bien poco se podía hacer responsable al administrador de la empresa de mala praxis, de “vaciar” la empresa, etc y a su vez que la empresa pudiera mantener su propia independencia. Hoy en día, con la derivación de responsabilidad ya no sólo el administrador puede ser responsable si no también la propia empresa por lo que evitar la responsabilidad y derivarla a quién realmente toque ya sea el administrador o un trabajador de nuestra compañía es fundamental. No olvidemos que al disponer de datos informatizados cada vez es más sencillo derivar responsabilidades y por tanto localizar a los culpables. Sólo un buen manual de protección nos ayudará a que esto realmente se produzca.

e) Blanqueo Capitales

Cada vez más se exige en operaciones de cierta trascendencia como compras, etc la justificación de la procedencia del dinero a la hora de realizar la operación.

f) Grabación imágenes y conversaciones

Recomendamos que todas las imágenes y conversaciones sensibles sean guardadas. Por desgracia cada vez más nos encontramos ante gente con poca palabra, poco respetuosa y con muchos derechos y pocas obligaciones. Ante conflictos que puedan derivarse judicialmente, tal y como explican nuestros compañeros de Asesoría Edac en su artículo sobre la utilización de videos y grabaciones en un juicio, será importante su utilización siempre que se cumplan los criterios básicos de: información, Protección de Datos, Lssi, además de las garantías que indica el propio artículo al que hemos enlazado este apartado.

4. Obligaciones adicionales concretas:

En este apartado explicaremos algunas de las obligaciones más comunes a todos los clientes de nuestra consultora La Central del Negocio, especializada en compra venta de empresas y traspaso de negocios.

a) Disponer de Licencia

Para todos aquellos que tienen oficina o local es necesario e imprescindible disponer de Licencia de actividad que proporciona el Ayuntamiento para ejercer la actividad dentro del propio local. Esta licencia puede ser muy sencilla como en el caso de un despacho u oficina comercial o muy complejo como podría ser el caso de un restaurante, residencia geriátrica o clínica con especialidad médica.

b) Disponer de Seguros de R.C.

Aunque en función del negocio que tengamos o actividad podemos tener unas u otras obligaciones, es más que recomendable disponer de Seguro de Responsabilidad Civil y ahora según la nueva regulación de convenios colectivos, también de seguro de accidentes en muchas de las actividades.

Consultoras como Asesoría Edac ya ofrecen a sus clientes un servicio completo de Asesoría y también paquetes de Seguros para minimizar los posibles riesgos.

c) Hojas de Reclamación

Todos los comercios deben disponer de hojas de reclamación a disposición de sus clientes.

Adjuntamos un enlace para la descarga de los modelos por ejemplo aprobados en Catalunya.

d) Vigilancia y control

Mantenimiento instalaciones, extintores, control de plagas, etc. suelen ser las obligaciones más comunes a todas las empresas.

Opinión:

Con todo, seguro que hemos olvidado muchas de las obligaciones a las que tenemos que hacer frente empresas y empresarios. Sin embargo, el presente artículo es un resumen de las obligaciones más comunes a todas las empresas.

La Central del Negocio, como consultora especializada en empresas y autónomos cuenta con un equipo completo de profesionales que ofrecen cobertura en todas las áreas de negocio empezando desde el estudio de viabilidad del negocio pasando por sus obligaciones fiscales y laborales, continuando por la protección jurídica y siguiendo con todos los servicios complementarios necesarios como servicio de ingeniería, seguros, préstamos y financiación, subvenciones, etc.

Si piensa montar un negocio, quiere ampliar el que ya tiene o desea venderlo no dude en consultarnos. Todos nuestros profesionales estarán encantados de atender sus consultas.

Daniel Moreno

Director La Central del Negocio

Telf. 930153772 – info@lacentraldelnegocio.com